Richtlijnen fiscale visitatie

BIJ DE START VAN DE CONTROLE

Stap 1: vergezel de ambtenaren naar een aparte ruimte, afgescheiden van de werkvloer.

Vermijd dat de ambtenaren zich opsplitsen!
Laat altijd minstens 1 persoon bij iedere ambtenaar.

Stap 2: bel de verantwoordelijke van dienst op en verwittig een advocaat/deurwaarder.

De verantwoordelijke moet de bevoegdheid hebben om de vennootschap te vertegenwoordigen tegenover derden.
Beveel onmiddellijk het personeel om alle kasten te sluiten, computers en smartphones te vergrendelen en verwijder alle documenten van de bureaus.

Stap 3: vraag aan elke ambtenaar afzonderlijk om zijn/haar aanstellingsbewijs te tonen.

Weiger de toegang aan ambtenaren zonder aanstellingsbewijs.
Noteer hun namen en neem een kopie van hun aanstellingsbewijs.
Aanwezige politie heeft geen bevoegdheid. Zij zijn enkel aanwezig om de veiligheid van de ambtenaren te garanderen. U bedreigt de ambtenaren niet, zodoende dat zij niet moeten vresen voor hun veiligheid.

Stap 4: vraag naar het doel en het specifiek onderwerp van de controle (wettelijke basis, periode, …).

Vraag aan de ambtenaar naar het doel van de controle:

Het antwoord moet voldoende specifiek zijn.
Enkel wat volstrekt noodzakelijk is mag onderzocht worden.
Vraag bij fiscale controle welke aanslagjaren ze controleren.
In 2024 mogen ze enkel de boekjaren 2021, 2022 en 2023 controleren of als er vermoedens zijn van fiscale fraude de boekjaren van 2017 tot 2020.
Vraag de ambtenaar welke professionele ruimtes hij/zij wenst te betreden.

Weiger toegang tot ruimtes waar geen professionele activiteit wordt uitgeoefend.
Overhandig geen private goederen (bv. smartphones, USB-sticks, enz.).

Eis dat het onderzoek wordt uitgesteld totdat uw advocaat aanwezig is. Uit rechtspraak van het Hof van Cassatie volgt dat u uw medewerking mag weigeren. U riskeert dan wel een boete en een verhoogde belastingverhoging, doch het intrekken van uw toelating heeft tot gevolg dat de ambtenaren het pand niet mogen betreden.

TIJDENS DE CONTROLE

Stap 5: bereidt u voor op de volgende vragen/situaties:

De ambtenaren vragen ongelimiteerde toegang tot de professionele ruimtes/servers/data storage rooms.

Ambtenaren hebben het recht open kasten/archieven te onderzoeken.
Ambtenaren hebben niet het recht om kasten te openen die op slot zijn.
Ambtenaren hebben enkel toegang tot ruimtes waar beroepsactiviteiten worden uitgeoefend (geen privéruimte, tenzij met machtiging van de politierechter).
Ambtenaren moeten de veiligheidsvoorschriften van de onderneming te volgen.

Volg de ambtenaren overal waar zij naartoe gaan.

De ambtenaren nemen foto’s.

Ambtenaren mogen onder bepaalde omstandigheden foto’s nemen van plaatsen, personen, enz. Ze dienen wel de privacy te respecteren.
Bodycams zijn onwettelijk en dus niet toegelaten.

De ambtenaren vragen om de boekhouding in te kijken.

Vraag naar welke informatie ze precies op zoek zijn.
Stel voor om deze gegevens op te zoeken en op een later tijdstip te overhandigen.
Enkel de strikt noodzakelijke boeken en documenten kunnen getoond worden.

De ambtenaren vragen om een kopie van de boekhouding, facturen of documenten.

Less is more!
Ambtenaren mogen vragen om een kopie te maken van specifieke documenten die noodzakelijk zijn om het belastbaar inkomen te bepalen.

Let wel dat adviezen van bedrijfsjuristen, advocaten, notarissen, bedrijfsrevisoren, artsen, enz. vertrouwelijk zijn. Die moeten niet worden overhandigd.

Ambtenaren kunnen u niet vragen om de gehele boekhouding te kopiëren.
Geef een kopie, geen originele documenten!
Maak een gedetailleerde inventaris van de gekopieerde documenten en laat de ambtenaren die inventaris ondertekenen voor ontvangst. Maak een samenvatting van de inhoud, het aantal pagina’s, data van aanmaak, enz.
Vraag de ambtenaren waar ze elektronische data gaan opslaan.

De ambtenaren willen pc’s, gsm’s, agenda’s en andere persoonlijke documenten in beslag nemen?

U weigert

De ambtenaren willen toegang tot de IT-infrastructuur en elektronische data.

U weigert
U eist om een afspraak vast te leggen op een latere datum om te bekijken welke gegevens u eventueel zou kunnen overhandigen.
Geef nooit beheersrechten of paswoorden! Zo vermijdt u dat de ambtenaren ongelimiteerde toegang hebben tot de IT-infrastructuur.
Alle handelingen worden verricht door een werknemer/vertegenwoordiger van het bedrijf. De ambtenaren mogen zelf geen handelingen verrichten.

De ambtenaren vragen om een kopie te maken van de elektronische data.

U weigert.
Soms kan u toch toestaan om een beperkte selectie van documenten kopiëren. In dat geval:

Maak de kopieën van de data steeds zelf in aanwezigheid van de ambtenaren.
Ambtenaren kunnen enkel een kopie vragen van de relevante elektronische mappen.
Vermijd een zogenaamde fishing expedition waarbij de ambtenaren niet gericht zoeken maar enkel zoveel mogelijk informatie verzamelen in de hoop ‘iets’ te vinden!
Ambtenaren mogen niet vragen naar volledige kopieën van harde schijven, servers, onderdelen van e-mailaccounts of de elektronisch boekhouding. Een selectie is vereist!

De ambtenaren vragen om onderdelen van e-mailaccounts te kopiëren.

U weigert.

De ambtenaren stellen mondeling vragen.

Mondelinge vragen zijn toegelaten. Maar u bent niet verplicht om onmiddellijk te antwoorden.
- Voorbeeld van een goed antwoord: ‘Ik moet dit nakijken. Als u mij de vraag schriftelijk geeft zal ik ze zo spoedig mogelijk beantwoorden.’
Ondervragingen zijn onderworpen aan strikte voorwaarden.
Als er vermoedens zijn van fiscale fraude, moet u zich beroepen op uw zwijgrecht (cf. art 6 EVRM).
Alles wat u zegt kan worden opgenomen in een proces-verbaal, wees dus voorzichtig!

De ambtenaren vragen om bepaalde (computer)berekeningen te maken die noodzakelijk zijn om het belastbaar inkomen te bepalen.

U bent verplicht deze berekeningen te maken voor het specifieke doel van de controle. Maar u eist om deze berekeningen te maken binnen een bepaalde tijdspanne (bv. 1 maand).

U vermoedt dat de ambtenaren onwettelijk handelen.

Verzet u hiertegen. Vraag hen het onderzoek te staken.
Film of fotografeer de vermeende onwettelijke handelingen.

BIJ HET EINDE VAN DE CONTROLE

Stap 6: maak een inventaris van alle informatie die u hebt overgemaakt aan de ambtenaren. Vraag een ontvangstbewijs voor de overgemaakte documenten.

Stap 7: vraag om al uw opmerkingen te noteren in een proces-verbaal maar u ondertekent het proces-verbaal NOOIT!

Formuleer altijd een schriftelijk voorbehoud op ieder document dat u zou moeten ondertekenen:

‘XXX wenst al zijn/haar rechten voor te behouden. In het bijzonder behoudt de XXX het recht voor om de rechtsgeldigheid van deze visitatie te betwisten. Iedere mondelinge of schriftelijke verklaring, mededeling van informatie, documenten, elektronische gegevens, gebeurt steeds onder voorbehoud en zonder nadelige erkenning. Onder geen enkel beding kan enig akkoord of toestemming worden afgeleid met de handelingen of posities van de fiscale administratie in het kader van deze fiscale controle.’

NA DE CONTROLE

Stap 8: stel een uitgebreide memo op van alle gestelde vragen, alle documenten die werden onderworpen aan de controle, alle betrokken personeelsleden, enz.

Stap 9: hou een debriefing met alle betrokken personen.